Myynnin CRM suomalaisille tiimeille: valinta, käyttöönotto ja pitkä hyöty

Kun myynnin arki pyörii sähköposteissa, muistilapuissa ja useissa taulukoissa, kokonaiskuva hajoaa. Silloin myynnin crm on ennen kaikkea yhteinen toimintatapa: sovittu prosessi, yhteiset käsitteet ja yksi paikka, jossa tieto pysyy ajan tasalla. Hyvin valittu crm järjestelmä auttaa myyjää päivittäin, mutta se palvelee myös myynnin johtamista, ennustamista ja laadukasta asiakaskokemusta.

Tämä opas on rakennettu myynnin näkökulmasta. Se ei yritä vakuuttaa sinua yhdestä tuotteesta. Sen sijaan se auttaa arvioimaan, millainen crm järjestelmä sopii yrityksen tilanteeseen, mitä kokonaiskustannuksia kannattaa odottaa ja millä käytännön valinnoilla käyttöaste nousee. Esimerkeissä mainitaan Pipedrive, koska se on monelle tuttu, ja siksi sitä on helppo käyttää vertailupisteenä. Samalla käydään läpi myös, missä Pipedrive ei välttämättä sopii, jotta päätös pysyy neutraalina.

---

Mitä CRM oikeasti tarkoittaa myynnissä?

CRM tulee sanoista customer relationship management. Customer relationship management on käytännössä kurinalainen tapa hallita asiakassuhteita ja myyntiputken etenemistä. Kun crm tarkoittaa tätä, crm järjestelmä ei ole pelkkä rekisteri, vaan se kokoaa asiakkaiden kontaktit, yrityksen tiedot, tapaamiset, tarjoukset ja seuraavat toimet yhteen näkymään yhdessä paikassa.

Hyvä crm järjestelmä auttaa pitämään asiakkaan tilanteen selkeänä ja vähentää arvailua. Kun kaikki tapahtumat kirjataan, johto näkee myynnin tilanteen ilman, että jokaisen tarvitsee lähettää erillisiä päivityksiä. Lisäksi crm järjestelmästä tulee yrityksen muistipankki: uusi myyjä pääsee kiinni taustaan heti, ja sovitut asiat löytyvät suoraan.

Tässä kohtaa kannattaa muistaa yksi periaate: crm järjestelmän avulla ei vain kerätä tietoja, vaan järjestelmää käytetään päätöksentekoon. Jos data ei ole ajan tasalla, raportit ovat väärässä, ja luottamus romahtaa.

---

Myyntiin rakennettu CRM vs markkinointivetoinen ratkaisu

Kaikki crm järjestelmät eivät ole samanlaisia. Osa on rakennettu ensisijaisesti markkinoinnin tarpeisiin, jolloin painopiste on kampanjoissa, segmenteissä ja markkinoinnin automaatio -toiminnoissa. Markkinoinnin automaatio voi tuoda paljon hyötyä, mutta myynnin tiimi tarvitsee usein eri asioita.

Myyntilähtöinen crm järjestelmä keskittyy myyntiputken hallintaan ja myyjän arkeen. Tyypillisesti crm järjestelmä tarjoaa:

• selkeän näkymän diileihin ja vaiheisiin
• tehtävät ja muistutukset, niin että seuraavat askeleet eivät unohdu
• mahdollisuuden kirjata puhelut ja tapaamiset ilman ylimääräistä klikkailua
• raportit, jotka kertovat liidejä etenemisestä ja ennusteen laadusta

Markkinointivetoinen crm järjestelmä voi puolestaan ohjata käyttäjää täyttämään kenttiä, jotka palvelevat kampanjaseurantaa, mutta eivät auta myyntiä. Kun tällainen järjestelmää työnnetään myyjille, käyttö tuntuu raskaammalta ja syntyy varjoprosesseja. Se on yksi yleisimmistä syistä, miksi crm järjestelmää ei lopulta käytetä.

---

Tarvitseeko yritys CRM:ää vai paremmat myynnin pelisäännöt?

Ennen kuin hankit crm järjestelmän, pysähdy arvioimaan yrityksen tilannetta. Jos myynnin prosessi on epäselvä, crm järjestelmä vain tekee epäselvyydestä näkyvän. Se voi tuntua epämukavalta, mutta se on myös mahdollisuus parantaa.

Merkkejä siitä, että crm järjestelmää tarvitaan:

1. liidejä seuranta on hajallaan ja asiakkaan tilanne unohtuu helposti
2. myyntiä tekee useampi henkilö ja vastuut vaihtuvat
3. myyntiputken ennusteet eivät pidä paikkaansa
4. asiakaskontakteja on paljon ja muistiinpanot eivät pysy kasassa
5. yrityksen kasvu vaatii skaalautuvaa tapaa toimia

Jos yrityksesi on pieni ja myyntisyklit ovat lyhyitä, voit myös aloittaa kevyemmin. Mutta vaikka aloittaisit kevyesti, kannattaa rakentaa perusrunko, johon crm järjestelmään siirtyminen myöhemmin sopii. Näin vältytään siltä, että koko toimintatapa pitää vaihtaa kerralla.

---

Hinnoittelumallit ja piilokulut, jotka osuvat arkeen

Moni vertailee “paras crm” -listauksia ja katsoo kuukausihintaa. Se on ymmärrettävää, mutta harvoin riittävää. Crm järjestelmän hinta muodostuu usein käyttäjäkohtaisesta lisenssistä, mutta todellinen kokonaiskustannus kasvaa lisäosista ja integraatioista.

Tyypillisiä piilokustannuksia crm järjestelmissä:

• käyttäjämäärän kasvu: lisenssit nousevat suoraan
• lisäominaisuudet: raportointi, automaatio, puhelut, tietoturva, API-rajat
• integraatiot: sähköposti, kalenteri, taloushallinto ja analytiikka
• käyttöönotto ja koulutus: aikaa kuluu enemmän kuin arvioidaan
• datan migraatio: vanha tieto pitää siivota ja tuoda oikein järjestelmään
• ylläpito: joku omistaa crm järjestelmän ja pitää asetukset ajantasaisina

Crm järjestelmästä kannattaa laskea 12–24 kuukauden kustannus ja jakaa se aktiivisten käyttäjien määrällä. Näin näet, onko ratkaisu oikeasti edullinen yrityksen kasvun näkökulmasta. Tässä kohtaa Pipedrive toimii hyvänä esimerkkinä: lisenssi voi olla selkeä, mutta yrityksen tarpeet voivat vaatia lisäosia tai integraatioita. Siksi päätös ei voi perustua vain yhteen hintalukuun.

---

Käytettävyys ratkaisee: jos myyjä ei käytä, järjestelmä ei auta

Käytettävyys ei ole kosmeettinen asia. Se on myynnin tuottavuuden ydin. Myyjä käyttää crm järjestelmää vain, jos se säästää aikaa tai tekee työn helpommaksi. Jos kirjaukset vievät liikaa, tieto jää kirjaamatta ja data ei ole ajan tasalla.

Hyvä crm järjestelmä auttaa erityisesti kolmessa kohdassa:

• liidien käsittely: ensimmäinen kontakti ja jatkotoimet näkyvät selkeästi
• myyntiputken päivitys: vaihe vaihtuu vaivattomasti ja pysyy oikein
• tapaamisten kirjaus: muistiinpanot ja seuraavat tehtävät syntyvät samalla

Jos kenttämyyntiä on paljon, mobiilikäyttö on kriittinen. Moni tiimi valitsee Pipedriven, koska perusnäkymä on monelle helposti omaksuttava. Toisaalta Pipedrive ei ole ainoa vaihtoehto, ja tärkeintä on arvioida, kuinka hyvin valittu crm järjestelmä sopii oman myynnin rytmiin.

---

Tietorakenne ja raportointi:
miksi pipeline on sopimus, ei lista

Raportointi ei parane sillä, että ostetaan kalleimmat ominaisuudet. Raportointi paranee, kun crm järjestelmän tietorakenne ja myyntiputken määritelmä ovat kunnossa. Jos myyntiputken vaiheet ovat epäselvät, jokainen tulkitsee niitä eri tavalla, ja raportit eivät kerro totuutta.

Tässä on käytännön malli, jonka avulla voit välttää yleisimmät virheet:

• pidä vaiheiden määrä rajattuna (esimerkiksi 5–7)
• määrittele jokaiselle vaiheelle selkeä kriteeri, niin että kaikki kirjaavat samalla tavalla
• tee vain ne kentät pakollisiksi, joita oikeasti tarvitaan johtamiseen
• varmista, että liidien lähde, arvo ja päätöksentekijät voidaan kirjata yhdenmukaisesti

Kun runko on kunnossa, crm järjestelmän avulla voidaan rakentaa ennusteita, joita johto uskoo. Ilman tätä crm järjestelmä muuttuu “kirjauspakoksi”, mikä laskee käyttöastetta.

---

Käyttöönotto: mitä kannattaa tehdä ensimmäisen 30 päivän aikana

Käyttöönotto on usein se kohta, jossa crm järjestelmän hyödyt joko alkavat näkyä tai katoavat. Tässä vaiheessa yrityksen kannattaa keskittyä siihen, että perusprosessi toimii, eikä rakentaa kaikkea kerralla.

Ensimmäisen 30 päivän askelpolku:

1. valitse yksi putki ja tee siitä yhteinen
2. tuo järjestelmään vain olennaiset asiakkaiden ja liidien tiedot
3. sopikaa, milloin vaiheita päivitetään ja miten laatu tarkistetaan
4. tee integraatiot sähköpostiin ja kalenteriin, niin että tuplatyö vähenee
5. nimeä omistaja, joka vastaa siitä, että crm järjestelmä pysyy ajan tasalla

Tässä kohdassa Pipedrive voi olla helppo startti monelle tiimille, koska perusputki on nopeasti kasassa. Silti kannattaa arvioida, tarjoaako se yrityksen raportointiin ja käyttöoikeuksiin juuri sen hallinnointi-tason, jota tarvitaan.

---

Integraatiot ja arjen työkalut: missä pitkän aikavälin ROI syntyy

Hyöty kasvaa, kun crm järjestelmä yhdistyy arjen työkalut-kokonaisuuteen. Kun sähköposti ja kalenteri ovat kiinni, viestit eivät huku, ja asiakkaan historia näkyy suoraan. Kun taloushallinnon järjestelmään on yhteys, myynti näkee laskutuksen ja sopimustilanteen ilman erillistä kyselyä. Kun verkkosivun lomakkeet tuovat liidien tiedot järjestelmään, reagointiaika paranee.

Integraatioissa kannattaa tarkistaa:

• tuleeko keskeiset integraatiot mukana vai ovatko ne lisäosia
• voivatko tulevat työkalut liittyä mukaan ilman raskasta projektia
• miten synkronointi toimii, niin että data pysyy ajan tasalla

Tässä yhteydessä moni kohtaa myös markkinoinnin automaatio -kysymyksen. Jos markkinoinnin ja myynnin yhteistyö on tiivistä, automaatio voi auttaa liidien käsittelyssä. Mutta jos automaatio rakennetaan ennen kuin perusprosessi on selvä, se voi lisätä kaaosta.

---

GDPR ja tietosuoja: valinta, joka pitää kestää auditointi

CRM käsittelee henkilötietoja. Siksi crm järjestelmän pitää sopia GDPR-vaatimuksiin, ja yrityksen pitää pystyä perustelemaan, miksi tietoja kerätään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Tämä ei ole juridiikkalaatikko, vaan käytännön toimintaa.

Kysy ainakin nämä:

• missä data sijaitsee ja mitä suojausmenetelmiä käytetään
• miten käyttöoikeudet toimivat, niin että tieto näkyy vain tarpeen mukaan
• miten poistopyynnöt ja tietopyynnöt hoidetaan crm järjestelmästä
• millaiset lokit ja muutoshistoria ovat saatavilla
• miten varmuuskopiot ja palautus toteutetaan

Crm järjestelmän avulla voidaan myös vähentää riskiä, koska asiakkaiden tieto ei leviä henkilökohtaisiin muistiinpanoihin ja irrallisiin tiedostoihin. Mutta tämä onnistuu vain, jos järjestelmää käytetään sovitulla tavalla ja omistajuus on selkeä.

---

Räätälöinti: vahvuus, joka voi kääntyä itseään vastaan

Räätälöinti voi auttaa, kun se poistaa kitkaa. Se voi myös lukita yrityksen tiettyyn tapaan toimia, jolloin muutokset ovat hitaita. Kun tiimi kasvaa, uuden myyjän pitää pystyä käyttämään crm järjestelmää ilman viikkokoulutusta.

Hyvä käytäntö:

• pidä perusasetukset lähellä oletusta alussa
• lisää kenttiä ja automaatioita vasta, kun tarve on todennettu
• dokumentoi yhteiset säännöt, niin että kaikki kirjaavat samalla tavalla
• testaa muutokset pienellä ryhmällä, ennen kuin laajennat koko tiimiin

Tässä kohtaa Pipedrive on hyvä esimerkki: se tarjoaa joustavuutta, mutta liian vapaa muokkaus voi johtaa siihen, että eri käyttäjät rakentavat eri näkymiä ja raportointi hajoaa.

---

Kysymykset ennen demoa ja kokeilua

Moni hakee netistä “paras crm” ja varaa demon. Parempi on valmistautua niin, että demo mittaa oikeita asioita. Kun tutustu vaihtoehtoihin, hyödynnä tätä listaa:

• Miten crm järjestelmä sopii meidän putken vaiheisiin?
• Milloin liidien käsittely onnistuu mobiilissa, ja miten kirjaukset syntyvät?
• Mitkä raportit saa valmiiksi ilman konsulttia, ja mitä muokkaus vaatii?
• Mitkä integraatiot sisältyvät hintaan, ja mistä tulee lisää kustannuksia?
• Millä tavalla crm:n avulla voidaan seurata käyttöastetta ja datan laatua?
• Mitä tapahtuu, kun yrityksen käyttäjämäärä kasvaa ja tarvitaan enemmän rooleja?

Avulla voit tehdä myös pienen käytännön testin. Valitse kaksi myyjää, tuo heille oikeita liidejä järjestelmään ja pyydä heitä käyttämään ratkaisua viikon ajan. Sen jälkeen kysy, parantaako se arkea vai syntyykö tuplatyötä.

---

Lopuksi: valitse ratkaisu, joka parantaa myyntiä pitkässä juoksussa

Hyvä crm järjestelmä parantaa myynnin laatua ja ennustettavuutta, mutta vain jos se on oikeasti käytössä. Siksi valinta ei saa perustua pelkkään ominaisuuslistaan. Keskity siihen, sopiiko crm järjestelmä yrityksen myyntiin, prosessiin ja kasvutavoitteisiin.

Kun vertailet crm järjestelmiä, pidä katse näissä:

• kokonaiskustannus ja piilokulut, niin että budjetti pitää
• käytettävyys ja mobiilikokemus, niin että myyjät käyttävät järjestelmää
• integraatiot, niin että tiedot pysyvät ajan tasalla ja työ vähenee
• tietorakenne, niin että raportit ovat luotettavia
• GDPR ja käyttöoikeuksien hallinta, niin että riskit pysyvät hallinnassa

Jos haluat lisää käytännön oppaita, tutustu myynnin-crm.fi:n muihin sisältöihin. Saat myös tarkistuslistoja crm järjestelmistä, käyttöönotoista ja hinnoittelusta, niin että valinta pysyy riippumattomana ja perustuu siihen, mikä auttaa myyntiä oikeasti.

---

Pikamuistilista: kun valitset järjestelmän ja viet sen arkeen

Tässä on käytännön lista, jonka avulla voit arvioida kokonaisuutta ilman hypeä. Ajattele tätä kuin kenttätestinä, jossa crm ja prosessi katsotaan yhdessä. Kun crm on selkeästi määritelty ja myynti toimii samalla logiikalla, päätökset ovat parempia koko yrityksen tasolla.

1. Perusta ja kieli: varmista, että crm järjestelmä tukee putken vaiheita ja että myynti puhuu samoilla käsitteillä. Hyvät crm järjestelmät tekevät tästä helppoa, mutta vain jos pidät vaiheet rajattuina.
2. Tietorakenne: katso, miten asiakkaan roolit, päätöksentekijät ja kontaktit kuvataan. Crm järjestelmien raportointi perustuu siihen, että tieto kirjataan samalla tavalla.
3. Käyttö: pyydä myyjiä käyttämään ratkaisua aidolla datalla. Jos crm tuntuu raskaalta, sitä ei käytetä. Jos crm toimii myös mobiilissa, kirjaukset syntyvät nopeasti.
4. Integraatiot: tarkista sähköposti, kalenteri ja taloushallinto. Usein juuri integraatiot parantaa työn laatua enemmän kuin uudet ominaisuudet.
5. Kustannus: laske lisenssit, lisäosat ja käyttöönoton työ. Näin saat näkyviin, paljonko “halpa” crm maksaa oikeasti.

Käytännössä yrityksesi valinta osuu usein muutaman vaihtoehdon joukkoon. Suomessa esimerkiksi Pipedrive on monelle tuttu, mutta Pipedrive ei ole automaattisesti paras crm kaikille. Toisissa yrityksen tilanteissa tarvitaan enemmän käyttöoikeuksia, toisissa taas kevyempi ohjelmisto riittää. Siksi vertaile eri järjestelmiä omien vaatimusten mukaan, ja tutustu myös tukeen ja koulutukseen.

Se mahdollistaa sen, että myyntiä voidaan johtaa faktoilla. Se mahdollistaa myös sen, että asiakkaiden historia löytyy yhdestä näkymästä. Se mahdollistaa ennusteen, jos vaiheet ovat kunnossa. Se mahdollistaa lisäksi sen, että käyttöönotto voidaan toteuttaa vaiheittain.

Kun viet crm järjestelmään ensimmäiset asiakkaiden tiedot, määrittele samalla, kuka omistaa crm:n asetukset ja hallinta-säännöt. Kun laajennat crm järjestelmään uusia kenttiä, varmista, että ne parantavat raportointia. Kun yhdistät crm järjestelmään uusia integraatioita, tarkista synkronointi, niin että tieto pysyy ajantasainen. Ja kun myyjä vaihtuu, crm:n avulla uusi henkilö näkee asiakkaan tilanteen ilman arvaamista.

Jos haluat nopean testin, crm:n avulla voit myös mitata käyttöastetta: kuinka kirjaukset syntyvät ja missä kohtaa putki jää päivittämättä. Lisäksi crm järjestelmistä voidaan pyytää kokeilu, jossa kaksi myyjää käyttää ratkaisua viikon ajan. Näin näet, sopiiko se koko tiimille.

Esimerkiksi voit vertailla crm järjestelmiä niin että crm järjestelmät ja crm järjestelmien hallinta ovat selkeitä, ja saat lisää varmuutta.

Valinnassa auttaa, kun katsot useita tilanteita kuten kenttämyynti, sisämyynti ja partnerimyynti. Nämä tilanteet voivat vaatia erilaisia näkymiä. Hyvä ratkaisu tarjoaa helposti muokattavia näkymiä ja työkalut, joilla voit seurata laatua. Se parantaa myös yhteistyötä, ja lisäksi saat yhdenmukaiset raportit. Kun viet järjestelmiä käyttöön, tee se vaiheittain: ensin perusputki, sitten integraatiot, ja lopuksi automaatio. Kun otat uudet järjestelmät käyttöön, nimeä omistaja. Kun koulutat tiimin, tee käyttöönotto käytännön esimerkeillä.

Lopuksi: katso kokonaisuutta myös käytännön esimerkeissä, esimerkiksi myyntipalaverien rytmissä ja tarjousvaiheissa. Vertaa tarpeita kuten raportointi, käyttöoikeudet ja integraatiot, ja kirjaa opit järjestelmien dokumenttiin. Kun viet muutokset käyttöön, pidä fokus yhdessä putkessa. Tämä pätee myös tilanteissa kuten uusasiakashankinta.

Mikä on CRM?

CRM on järjestelmällinen tapa hallita myyntiä, asiakassuhteita ja niihin liittyvää tietoa. Käytännössä crm tarkoittaa työkalua ja toimintamallia, jonka avulla yritys seuraa liidejä, asiakkaan yhteydenottoja, myyntiputken etenemistä ja sovittuja seuraavia askeleita. Hyvä CRM auttaa pitämään tiedot ajan tasalla, parantaa myynnin ennustettavuutta ja varmistaa, että asiakastyö ei ole yksittäisten ihmisten muistin varassa vaan koko tiimin käytössä.

Mistä tulee lyhenne CRM?

Lyhenne CRM tulee englanninkielisestä termistä customer relationship management. Suomeksi sillä viitataan asiakassuhteiden hallintaan. Kun puhutaan crm järjestelmästä, tarkoitetaan ohjelmistoa, jonka avulla asiakastietoja, myyntiprosesseja ja vuorovaikutusta voidaan hallita suunnitelmallisesti koko yrityksen tasolla.

Onko SAP CRM?

Kyllä. SAP CRM on osa SAPin laajempaa yritysohjelmistokokonaisuutta. SAP CRM on tyypillisesti suunnattu suurille organisaatioille, joilla on monimutkaiset prosessit ja tarve yhdistää myynti, asiakaspalvelu ja muut liiketoiminnan osa-alueet samaan ekosysteemiin. Myynnin näkökulmasta SAP CRM voi olla tehokas, mutta se on usein raskas ja vaatii merkittävää käyttöönottoa, hallintaa ja resursseja verrattuna kevyempiin myyntikeskeisiin CRM-järjestelmiin.

Mikä on PipeDrive?

Pipedrive on myyntiin keskittyvä CRM-järjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti myyjien päivittäiseen käyttöön. Sen ydin on visuaalinen myyntiputki, jonka avulla diilien etenemistä on helppo seurata ja päivittää. Pipedrive on suosittu erityisesti pk-yrityksissä ja kasvavissa myyntitiimeissä, koska se on suhteellisen helppo ottaa käyttöön ja keskittyy konkreettisesti myynnin tekemiseen eikä laajaan markkinoinnin automaatioon.